1. Objetivo e Aplicação
A Harker Solutions assume como valores organizacionais a manutenção de princípios e comportamentos com elevado nível de honestidade e integridade nas relações internas e externas. Neste contexto, um canal de comunicação para a participação de infrações, independente e confidencial, assume especial importância.
A presente Política tem como objetivo definir os princípios orientadores relativos ao canal de denúncia interno da Harker Solutions, nomeadamente procedimentos de receção, registo, tratamento e conservação de comunicações de práticas de infrações, dando cumprimento à Lei 93/2021, regime geral de proteção de denunciantes de infrações.
Este canal é especialmente dirigido a pessoas singulares que tomem conhecimento de uma infração, com fundamento no âmbito da sua atividade profissional, mesmo que a relação profissional tenha, entretanto, terminado, adiante designado como denunciante. Desta forma o canal pode ser utilizado por:
- Colaboradores;
- Pessoas em processo de recrutamento;
- Voluntários ou estagiários;
- Clientes;
- Parceiros, Fornecedores ou Prestadores de Serviço;
- Titulares de participação social, órgão de gestão e de fiscalização.
- Em tudo o que não haja sido estabelecido na presente Política, aplica-se a legislação e regulamentação em vigor.
2. Âmbito
O canal de denúncia deverá ser utilizado para a comunicação de infrações já consumadas, com probabilidade de virem a ser praticadas, ou que estejam a ocorrer, relacionadas com a Empresa.
Consideram-se infrações os atos ou omissões, dolosas ou negligentes, que violem ou comprometam gravemente:
O cumprimento da legislação, normas ou regulamentos vigentes;
O Código de Ética e Conduta e princípios éticos e deontológicos aplicáveis à função;
Boas práticas de gestão.
Tais situações poderão envolver temas como o branqueamento de capitais, financiamento ao terrorismo, corrupção, conflitos de interesse, fraude, assédio, discriminação, segurança da informação e privacidade, entre outros.
As comunicações apresentadas que excedam o âmbito atrás previsto não serão objeto de tratamento por este canal. Para situações como reclamações, exercício de direitos no âmbito do RGPD, sugestões ou pedidos de informações existem canais próprios de comunicação e tratamento, divulgados internamente e no site da empresa.
3. Princípios orientadores
3.1. Boa-fé
A decisão de denúncia deve ser tomada de forma consciente, ponderada e honesta, e pressupõe-se que feita de boa-fé. As comunicações devem ser adequadamente fundamentadas incluindo a informação disponível e indispensável à promoção de uma investigação. Se a informação for insuficiente pode comprometer a investigação da denúncia, podendo esta ser fechada sem conclusões. A utilização deliberada e manifestamente infundada do canal de denúncia pode constituir infração disciplinar, civil ou criminal.
3.2. Confidencialidade e Anonimato
Todas as comunicações serão tratadas de forma independente e confidencial, garantindo a proteção dos dados pessoais. Em todo o caso, os dados recolhidos serão tratados exclusivamente no âmbito do tratamento da denúncia, sendo garantida a confidencialidade da identidade do autor da comunicação por todas as pessoas responsáveis pela gestão operacional dos mecanismos e pelos procedimentos de receção, tratamento e arquivo dessas comunicações. A identidade do autor da denúncia só será divulgada se legalmente exigida, nomeadamente em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.
O autor da denúncia poderá também optar por manter o anonimato se assim o desejar, devendo assinalar essa opção no formulário de comunicação
Independentemente da opção é possível ao denunciante acompanhar o estado da comunicação de forma anónima.
3.3. Condições de Proteção
Ao denunciante que apresente uma denúncia por este canal de comunicação é garantida proteção, desde que atue de boa-fé e tenha fundamento sério. A comunicação de infrações não conduz a qualquer ato de retaliação, discriminação ou procedimento disciplinar, civil ou criminal, excepto se as comunicações sejam dolosamente falsas e manifestamente infundadas. É igualmente garantida proteção a quem forneça alguma informação ou assistência no âmbito de uma investigação de infração.
Informa-se que, nos termos da lei em vigor, o denunciante deve dar precedência aos canais de denúncia disponibilizados pelas empresas (canais de denúncia internos), só devendo recorrer a canais de denúncia externos (disponibilizados pelas autoridades competentes) ou à divulgação pública quando se verifiquem as condições enunciadas nos nº2 e 3 do artigo 7º da Lei 93/2021, de 20 de dezembro. Fora dos casos legalmente previstos, o denunciante que recorra a canais de denúncia públicos não beneficiará da proteção conferida pela Lei.
4. Procedimentos
A comunicação de infrações é efetuada através de formulário específico disponibilizado na página web da empresa.
Todas as comunicações serão analisadas de forma independente e imparcial pelo Grupo de Ética e Privacidade. Após receção e registo da comunicação, compete ao Grupo de Ética e Privacidade promover as investigações e diligências que considere necessárias para aferir a legitimidade dos fundamentos da comunicação. Decorrente da investigação pode ser necessário envolver e/ou inquirir outras pessoas relevantes para a investigação da denúncia. Pode ainda ser contactado o denunciante para esclarecimentos, se este tiver fornecido meios de contacto. Em todo o caso, é mantida a proteção do denunciante, sendo mantida confidencial a identidade do denunciante até que legalmente exigida, nomeadamente em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.
Concluída a análise da situação denunciada, o Grupo de Ética e Privacidade poderá:
Arquivar o processo, caso se verifique a manifesta falta de fundamento da participação ou a inexistência de infração;
Arquivar o processo se a informação não for suficiente e não for possível obter a informação necessária ao esclarecimento;
Despoletar medidas para cessação da infração, a definir de acordo com o caso concreto. Neste caso as medidas podem passar por um processo interno e/ou a comunicação às Autoridades Competentes.
Em qualquer dos casos previstos nos números anteriores, cabe ao Grupo de Ética e Privacidade elaborar um relatório, através do qual expõe fundamentadamente os motivos e as medidas que levaram à conclusão do processo.
Para cada processo é mantido um registo que incluiu a indicação das medidas adotadas ou com justificação para a não adoção de quaisquer medidas.
4.1. Acompanhamento da denúncia
Ao denunciante, ainda que anónimo, é assegurado o seguimento relativamente à denúncia efetuada através de uma área especifica na página web da empresa. Pare este efeito, aquando do preenchimento do formulário de comunicação de infração, é fornecido ao denunciante um código único que lhe permitirá consultar o desenvolvimento da comunicação que efetuou.
Neste âmbito é assegurado:
Informação relativa aos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade de denúncias externas (esta informação está disponibilizada de forma permanente na página de consulta de cada denúncia);
No prazo máximo de 7 dias, será confirmada a receção da denúncia;
Será mantida informação quanto ao estado de investigação da denúncia.
Conclusão da denúncia, identificando se foi dado ou não provimento, fundamentando a opção e, nos casos em que seja dado provimento, com identificação das medidas consideradas.
O denunciante que forneça um meio de contacto pode requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto identificado no preenchimento do formulário e o código que lhe foi atribuído para seguimento da denúncia.
Cabe ao Grupo de Ética e Privacidade assegurar a comunicação ao denunciante acima prevista, dentro dos prazos definidos.
5. Privacidade e Conservação
5.1. Dados Pessoais
A Harker Solutions compromete-se a tratar os dados pessoais recolhidos por este canal nos termos da legislação de Proteção de Dados Pessoais. Neste âmbito refere-se que os dados pessoais recolhidos se limitam aos transmitidos voluntariamente pelo denunciante no preenchimento do questionário de comunicação, não sendo conservados quaisquer logs relativos à origem da comunicação e sendo as comunicações encriptadas
Os dados recolhidos serão tratados exclusivamente para a finalidade de tratamento da denúncia estando garantida a confidencialidade do denunciante nas condições previstas no ponto 3.2.
5.2. Conservação
A documentação de apoio e os dados recolhidos durante a análise preliminar e a investigação são arquivados de uma forma confidencial e segura, sendo adotadas medidas de segurança no armazenamento da informação, por forma a restringir o seu acesso apenas a pessoas autorizadas.
As denúncias são conservadas pela Harker Solutions durante o prazo de 5 anos, não obstante o apagamento imediato dos dados pessoais que manifestamente não sejam relevantes para o tratamento da denúncia, sem prejuízo das regras de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. Este prazo pode ser alargado para o cumprimento pela Harker Solutions das suas obrigações legais. Em particular nos casos de litígio, os dados são conservados até ao trânsito em julgado da decisão judicial.
6. Aprovação e Revisão da Política
A Política será revista anualmente, sem prejuízo de outras revisões, sendo alvo de atualização sempre que se afigure necessário, nomeadamente em sequência de alterações legais ou regulamentares, de forma a garantir que se mantém atual e apropriada ao cumprimento do seu propósito.
A presente Política foi aprovada pela Administração e divulgada a todas as partes interessados na página de internet da empresa, de acordo com os procedimentos internos da Harker Solutions.
Outubro 2023